Cómo elegir y configurar recordatorios de citas

Cadencias recomendadas por sector

Cada sector tiene un perfil de "memoria" distinto en la mente del cliente. La cadencia óptima se ajusta a ese perfil. Resumen práctico:

- Peluquerías y barberías: 24 h antes (WhatsApp) + 2 h antes (WhatsApp). El servicio es rutinario y la franja se recuerda con un toque corto. - Estética y spa: 24 h + 2 h, con énfasis en preparación previa si la hay (ej. "no apliques crema corporal antes del tratamiento"). Los servicios estéticos requieren a veces avisos previos. - Clínica dental: 7 días antes (citas largas) + 24 h antes + 2 h antes. Las revisiones se reservan con meses, el primer recordatorio a 7 días filtra olvidos largos. - Fisioterapia y podología: 24 h + 2 h, similar a peluquería pero con instrucciones del fisio si las hay. - Coaching y formación online: 24 h + 30 min antes con enlace a videollamada (no esperes a 2 h porque el enlace puede perderse en chat). - Veterinaria: 24 h + 2 h con instrucciones (ej. "el animal debe llegar en ayunas").

Estas son recomendaciones de partida. Mide tus métricas a las 4 semanas y ajusta.

Plantillas que funcionan en español RAE

Una plantilla de recordatorio bueno cabe en 4 líneas, usa el nombre del cliente, especifica servicio + profesional + hora + dirección y termina con un botón de confirmar/cancelar. Ejemplo de cadencia:

24 h antes (WhatsApp): "Hola María, te recordamos tu cita de mañana en [Negocio]. Servicio: tinte y mechas con Carlos. Hora: jueves 12 a las 17:30. Dirección: c/ Mayor 12, Madrid. ¿Confirmas? [Sí, allí estaré] [Cambiar / cancelar]".

2 h antes (WhatsApp): "Hola María, en 2 horas te esperamos para tu tinte con Carlos. Si vas justa de tiempo, escríbenos antes. Hasta ahora!"

Este formato es corto, claro, personalizado y accionable. Marai lo trae como plantilla por defecto, editable desde el panel sin tocar código.

Cómo cumplir RGPD sin esfuerzo

Los recordatorios automáticos por WhatsApp, SMS o email entran en el ámbito del RGPD: el cliente debe haber dado consentimiento explícito, registrable y revocable. La buena práctica:

1. En el formulario de reserva, checkbox marcable: "Acepto recibir recordatorios y confirmaciones por WhatsApp y SMS sobre esta cita". 2. Registrar el consentimiento con timestamp, IP, texto exacto del checkbox y versión de la política de privacidad. 3. Botón claro de "no quiero más recordatorios" en cada mensaje (en WhatsApp, mensaje "BAJA" o equivalente). 4. DPA firmado con el proveedor del software.

Si tu producto no gestiona estos cuatro puntos automáticamente, el riesgo regulatorio recae sobre ti. Marai los gestiona como parte del flujo estándar y firma DPA conforme al modelo de la AEPD.

Cómo medir el ROI a las 4 semanas

Métricas mínimas a observar: 1) tasa de no-show (porcentaje de citas confirmadas a las que el cliente no acude) — debería caer 20-50 % en 4 semanas, 2) tasa de cancelación con tiempo (>24 h) — debería subir, lo cual es bueno porque libera huecos, 3) tasa de confirmación al pulsar botón — debería estar entre 30 y 50 %, 4) reservas recuperadas (huecos liberados por cancelación que se vuelven a reservar) — métrica de eficiencia de gestión.

Si a las 4 semanas tus no-shows no bajan, hay un problema de configuración. Antes de cambiar de producto, revisa cadencia, mensajes y consentimientos. El 90 % de las veces el problema está en la configuración, no en la herramienta.