Los mejores sistemas de recordatorios de citas

Comparativa honesta de 6 herramientas para automatizar recordatorios por WhatsApp, SMS y email. Cuándo elegir cada una y qué buscar en el modelo de cobro.

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Hay tres tipos de productos que mandan recordatorios de citas: 1) software de citas todo-en-uno con recordatorios incluidos (Marai, Acuity, Calendly, Setmore), 2) plataformas de mensajería que tú integras con tu sistema (Twilio, Vonage, Sinch), 3) servicios standalone de SMS/WhatsApp para recordatorios. Para la mayoría de negocios de citas, la opción 1 es la más eficiente porque integra el recordatorio en el flujo de reserva sin coste adicional de configuración.

A continuación las 6 opciones más usadas en España, con criterios de modelo de cobro, canales soportados, RGPD y nivel de personalización. La elección depende de si ya tienes un software de citas (entonces los recordatorios deberían venir incluidos) o si vas a montar el flujo desde cero (entonces probablemente quieres un todo-en-uno que evite integraciones manuales).

Top 6 · ranking

1

Marai
All-in-one · WhatsApp + SMS + email

Sistema integrado de recordatorios por WhatsApp, SMS y email con plantillas personalizables, cadencia 24h + 2h por defecto y botones de confirmar/cancelar. Sin coste adicional dentro del plan, sin comisiones por reserva. Cumplimiento RGPD nativo y registro de consentimientos. Limitación: enfoque en negocios de citas, no es un proveedor genérico de mensajería para casos de uso fuera de citas.
2

Acuity Scheduling
Software de citas · EE. UU.

Software de citas con recordatorios por email y SMS incluidos. Buena interfaz, integraciones con stack americano (Google Workspace, Square, Stripe). Limitación: WhatsApp no es nativo, los SMS suelen estar en plan superior, soporte en inglés y precios en USD. Encaje desigual con el mercado español de proximidad.
3

Calendly
Citas online B2B

Líder en citas online B2B con recordatorios por email incluidos en planes de pago y SMS en planes superiores. Excelente integración con calendario y herramientas de productividad. Limitación: WhatsApp no es nativo, los recordatorios son sencillos sin la riqueza de un producto vertical de proximidad, y el modelo asume el cliente con email activo (que en sectores de proximidad no siempre es el caso).
4

Setmore
Citas · Plan gratuito

Software de citas con recordatorios por email gratuitos en plan Free, SMS en planes superiores. Interfaz simple en español. Limitación: la flexibilidad de plantillas y la calidad del flujo de WhatsApp es inferior a productos verticales especializados. Buen punto de entrada de coste cero para autónomos.
5

Twilio
Plataforma · Pago por uso

Plataforma de mensajería profesional para SMS, WhatsApp Business API y voz. Pago por uso, máxima flexibilidad. Excelente para empresas con equipo técnico que quiere construir flujos personalizados. Limitación: no es un producto listo para usar, requiere desarrollo. Sobra para una peluquería o un fisioterapeuta — la complejidad va en su contra para casos pequeños.
6

Plataformas SMS locales
SMS · España

Una constelación de proveedores españoles (LabsMobile, Esendex, Mensatek entre otros) que ofrecen SMS por API o panel web a partir de pocos céntimos por mensaje. Bueno como respaldo para casos donde WhatsApp falla o como canal único en sectores con clientela mayor. Limitación: solo SMS, no incluyen lógica de citas — tienes que construir tú la integración con tu agenda.

Recordatorios incluidos vs servicio aparte

Si tu software de citas ya manda recordatorios bien (24 h + 2 h por WhatsApp con confirmación), no necesitas otro producto. Estás duplicando coste sin valor adicional. Marai, Acuity, Calendly y la mayoría de productos serios incluyen recordatorios en plan medio.

Si tu software actual solo manda recordatorios por email, o son solo en plan top, o no tienes software y estás solo con calendario, ahí sí tiene sentido un servicio dedicado tipo Twilio o una plataforma de SMS local. Pero entonces te toca construir la lógica de "buscar citas próximas + mandar mensaje + procesar respuesta" tú o tu equipo técnico.

¿Qué es Marai?

Marai es un software de gestión de citas con bot de WhatsApp con IA, recordatorios automáticos y pagos con Stripe. Diseñado para España y la Unión Europea, con cumplimiento RGPD nativo y 0 % de comisiones por reserva.

Tus dudas

Preguntas frecuentes

Las respuestas más importantes antes de elegir tu software de citas.

¿Necesito un servicio aparte si mi software ya manda recordatorios?

No. Si los recordatorios incluidos cubren WhatsApp + SMS con cadencia 24 h + 2 h y botones de confirmación, estás cubierto. Añadir otro servicio duplica coste sin valor.

¿Cuál es el más barato?

Si valoras solo el coste mensual, Marai con plan Free básico permite recordatorios sin coste adicional. Twilio o plataformas SMS por consumo pueden ser baratos a bajo volumen pero requieren desarrollo para construir el flujo.

¿Cuál cumple RGPD por defecto?

Cualquier producto con servidores en la Unión Europea y DPA firmable. Marai aloja en la UE y firma DPA de origen. En productos americanos hay que mirar las cláusulas de transferencia internacional.

¿WhatsApp es siempre la mejor opción?

En España, para sectores de proximidad con clientela activa en WhatsApp, sí. Para clientela mayor o sectores donde el correo electrónico es estándar (B2B, salud privada con seguros), puede convenir email + SMS de respaldo.

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Antes de empezar

Las dudas más frecuentes

Las preguntas que recibimos cada semana, respondidas sin rodeos.

¿Necesito tarjeta de crédito para empezar?

No. El plan gratuito es permanente y no pide tarjeta. Empiezas en menos de 5 minutos con tu correo y tu número de móvil.

¿Cuánto se tarda en configurar Marai?

Unos 5 minutos. Importas tus servicios, conectas tu WhatsApp Business y publicas tu portal de reservas. Sin instalaciones ni formación previa.

¿Pierdo mis datos al migrar desde otra herramienta?

No. Ofrecemos migración guiada desde Fresha, Booksy, Calendly y hojas de cálculo. Mantenemos clientes, servicios e historial de citas.

¿Es difícil de usar para mi equipo?

No. Marai está diseñado para personas no técnicas: interfaz clara en español, soporte humano y formación incluida. Tu equipo lo entiende el primer día.

¿Cumple el RGPD y la LOPDGDD?

Sí. Servidores en la Unión Europea, cifrado AES-256 en reposo, registro de tratamiento listo para la AEPD y consentimientos digitales para clientes.

¿Puedo cancelar cuando quiera?

Sí. Sin permanencia ni penalización. Cancelas con un clic y exportas todos tus datos en CSV en cualquier momento.

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